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Points clés à retenir
- AgileTime est un logiciel GTA édité par EquiTime, devenu Qoia en 2025
- Dédié au secteur hospitalier et médico-social, pas au SIRH généraliste
- Le self-service permet consultation planning et demandes d’absence en autonomie
- Interfaçage possible avec plus de 120 logiciels SIRH et paie
- Tarification sur devis, formations dès 304 € pour les administrateurs
Qu’est-ce qu’AgileTime
Soyons honnêtes. Quand on tape agiletime dans un moteur de recherche, on tombe sur des fiches produit qui mélangent tout : recrutement, intégration Jira, gestion de projets agiles. Rien de tout ça ne correspond à la réalité du logiciel.
AgileTime est un progiciel de Gestion des Temps et des Activités (GTA), conçu pour les établissements qui doivent planifier des équipes en 3×8, gérer des compteurs d’heures complexes et suivre des présences en temps réel. Ce n’est ni un outil de recrutement, ni un gestionnaire de projet.
L’éditeur historique s’appelait EquiTime, filiale du groupe Horizontal Software. Ce que personne ne te dit vraiment, c’est que ce groupe a changé de nom en 2025 : il s’appelle désormais Qoia. Le produit AgileTime, lui, reste identique dans son cœur de métier.
Le positionnement sectoriel est clair et resserré : la santé publique et le médico-social. Centres hospitaliers, EHPAD, structures de soin — c’est là qu’AgileTime trouve son terrain naturel, loin des promesses génériques de « solution RH tout-en-un » qu’on lit parfois.
Les fonctionnalités principales du logiciel
J’ai passé du temps à éplucher la documentation technique et les retours d’établissements utilisateurs, et le vrai game-changer ici, c’est la finesse de la planification. Le logiciel permet de construire des plannings à partir de plages horaires fixes ou d’activités variables, ce qui colle à la réalité mouvante des services de soin.
Une bibliothèque de compteurs complète
Chaque agent hospitalier a des droits différents : congés annuels (CA), RTT, compte épargne-temps (CET), heures supplémentaires. AgileTime centralise ces compteurs et les met à jour automatiquement au fil des saisies, sans ressaisie manuelle par les cadres de santé.
Trois modes de saisie des temps
Le logiciel accepte le badgeage physique (borne dans l’établissement), le badgeage virtuel (via ordinateur ou tablette) et l’auto-déclaration pour les personnels itinérants ou les cadres. Cette flexibilité évite le casse-tête des équipes qui alternent entre plusieurs sites.
Le module HR Performance complète l’ensemble avec du reporting et de la Business Intelligence : taux d’absentéisme, charge par service, écarts entre planifié et réalisé. C’est ce qui permet aux directions des ressources humaines de piloter au-delà du simple suivi administratif.
Le module Self-Service AgileTime
C’est souvent la porte d’entrée que les agents connaissent le mieux : un portail self-service accessible via identifiant et mot de passe, sans installation locale. On se connecte depuis un navigateur, et c’est tout.
Ce que voit un agent connecté
Côté salarié, les fonctions sont pensées pour l’autonomie : consultation du planning à venir, dépôt de demandes d’absence, suivi des soldes de compteurs en temps réel. Fini les appels au service RH pour connaître son solde de RTT.
Ce que voit un superviseur
Pour les planificateurs et superviseurs, l’interface bascule vers des fonctions de validation et de gestion d’équipe : approbation des demandes, ajustement des plannings, arbitrage en cas de sous-effectif. La version actuellement déployée dans plusieurs centres hospitaliers, comme celui de Saumur, est l’AgileTime Suite 2.17.3 — un détail qui confirme que le produit continue d’évoluer par versions successives, pas par simple rebranding marketing.
Secteurs et exemples d’utilisation
On va droit au but : AgileTime n’a pas vocation à équiper une startup tech ou une agence de communication. Son terrain de jeu, ce sont les établissements hospitaliers — CHU, centres hospitaliers de taille intermédiaire — et les structures médico-sociales.
Plusieurs directions RH d’hôpitaux ayant déployé l’outil rapportent une mutualisation des tâches de planification entre plusieurs services, avec des gains de temps mesurables pour les équipes RH qui géraient auparavant ces plannings sur tableur. Ce n’est pas anecdotique dans un secteur où le temps administratif grignote le temps soignant.
Dans mon expérience à interviewer des professionnels RH sur ces sujets, la vraie valeur ajoutée d’un outil comme celui-ci se mesure moins à ses fonctions qu’à sa capacité à réduire les erreurs de planning en période de tension. Vacances, épidémie saisonnière, sous-effectif chronique.
Intégrations avec les systèmes tiers
Un logiciel de GTA isolé ne sert à rien s’il ne parle pas au reste du système d’information. Et franchement, ça change tout : AgileTime s’interface avec plus de 120 logiciels SIRH et paie, parmi lesquels Cegid, Sage, SAP, PeopleSoft ou ADP GSI.
Cette capacité d’interfaçage n’est pas un ajout récent. L’éditeur EquiTime revendique une antériorité de dix années de R&D spécifiquement sur les plannings de personnel, ce qui explique la maturité de ces connecteurs.
Le logiciel gère l’import et l’export bidirectionnel des données de temps, un point critique pour éviter la double saisie entre le module de planification et le système de paie. Une synchronisation avec des outils d’agenda comme Oomni est également possible, pour les établissements qui veulent centraliser plannings professionnels et agendas personnels.
Tarifs, formations et accompagnement
Le vrai game-changer, c’est aussi souvent ce qu’on ne trouve pas facilement en ligne. Côté tarification, AgileTime fonctionne sur devis : aucun prix public n’est communiqué, ce qui est cohérent avec un marché B2B où le coût dépend du nombre d’agents, des modules activés et du niveau d’intégration SIRH.
Ce que coûte la formation
Là où on a des chiffres concrets, c’est sur les formations. Le catalogue Okantis propose une formation « AgileTime Administrateur » à partir de 304 € net de taxe pour 7 heures en individuel, ou 1 170 € par groupe en format intra-entreprise.
Pour le profil planificateur, la formation coûte 608 € net de taxe en individuel et 2 340 € par groupe en intra. Ce sont des montants à intégrer dans le budget de déploiement, au-delà du seul coût de licence.
L’éditeur Qoia — anciennement Horizontal Software. Reste une structure de taille intermédiaire : 51 salariés en 2024, pour un chiffre d’affaires de 4,67 millions d’euros, en recul de 14,9 % par rapport à 2023. Le capital social de la société s’élève à 9 263 645 €, ce qui donne une indication sur l’assise financière derrière le produit.
Alternatives à AgileTime pour la gestion des temps
Ce que personne ne te dit vraiment, c’est qu’AgileTime n’a rien d’unique sur le marché de la GTA. Des solutions concurrentes comme Kelio couvrent des besoins similaires, parfois avec un positionnement plus généraliste, hors secteur santé.
Le choix entre AgileTime et une alternative se joue sur trois critères : le secteur d’activité — AgileTime est taillé pour l’hospitalier et le médico-social — la taille de l’établissement, et le budget disponible, sachant que la tarification sur devis empêche toute comparaison directe sans passer par un chiffrage personnalisé.
J’ai testé, j’ai raté, et voilà ce que j’en retiens sur ce type d’arbitrage : mieux vaut solliciter un devis structuré avec un cahier des charges précis. Nombre d’agents, modules souhaités, systèmes de paie existants. Plutôt que de comparer des fiches marketing entre elles. C’est la seule façon d’avoir une vision fiable du coût réel d’agiletime face à ses concurrents.
