Temps de lecture estimé : 4 minutes
Points clés à retenir
- Philia est un outil interne de gestion de plannings, pas un service de téléassistance comme Filien
- Trois modules : Philia-Dom, Philia-Tel et Philia-Kaire selon les besoins
- Connexion via un code fourni par l’association ou la fédération locale
- Les écarts entre Philia et Vitalis nécessitent une vérification manuelle régulière
- En cas de souci, contacter directement sa fédération départementale ADMR
Qu’est-ce que Philia ADMR
Philia ADMR est le logiciel métier interne au réseau ADMR pour gérer les plannings des salariés et le suivi des interventions à domicile. Il ne s’agit pas d’une application grand public, mais d’un outil professionnel utilisé au sein des associations locales et des fédérations.
Philia s’intègre au système d’information global du réseau, aux côtés de Colibri et de Vitalis. Les développements sont internalisés par NSI-ADMR depuis 2013, ce qui a permis d’ajouter des fonctions comme le calcul automatique des kilomètres et des temps de parcours en 2015.
Soyons honnêtes : la confusion avec Filien ADMR revient constamment dans les recherches. Filien est un service de téléassistance grand public créé en 1988, qui équipait déjà 120 000 personnes en 2014. Philia n’a rien à voir avec ce dispositif : c’est un outil de gestion de plannings à usage interne, pas un bouton d’urgence pour personnes âgées.
À qui s’adresse Philia
Trois types d’utilisateurs se croisent sur cet outil. Les salariés intervenants à domicile déclarent leurs prestations et consultent leur planning au quotidien. Les coordinateurs et associations locales pilotent l’organisation des tournées et gèrent les dossiers usagers.
Les clients bénéficiaires des services accèdent à un espace dédié pour suivre les interventions programmées chez eux. Ce qu’on ne te dit pas vraiment, c’est que ces trois publics n’utilisent pas les mêmes fonctions ni la même interface, ce qui explique une partie de la confusion en ligne.
Les différents modules Philia
Philia se compose de plusieurs briques logicielles, chacune avec un rôle précis. Philia-Dom gère les plannings des interventions et l’organisation des tournées au niveau de l’association.
Philia-Tel assure la télégestion mobile : c’est le module que les salariés utilisent sur smartphone pour pointer leurs interventions en temps réel. Philia-Kaire couvre le volet santé, notamment pour les Ssiad (services de soins infirmiers à domicile), l’accompagnement des personnes âgées (PA), des personnes handicapées (PH) et les équipes spécialisées Alzheimer (ESA).
Comment se connecter à Philia ADMR
L’accès se fait avec un code fourni par l’association ou la fédération locale, pas via une inscription libre. Ce point crée d’ailleurs beaucoup de confusion chez les nouveaux salariés qui cherchent un lien d’inscription générique.
La connexion s’effectue depuis n’importe quel terminal relié à Internet, ordinateur ou smartphone selon le module concerné. En cas de problème de connexion ou d’identifiants perdus, le bon réflexe est de contacter directement sa fédération départementale, pas le support national. Chaque fédération gère ses propres accès.
Utiliser Philia au quotidien pour les salariés
Le vrai game-changer ici, c’est la télégestion mobile par badge NFC : le salarié badge à son arrivée et à son départ chez l’usager, ce qui déclare automatiquement l’intervention. Fin 2015, 30 000 salariés sur 52 000 en télégestion utilisaient déjà un smartphone pour cette déclaration.
Le planning s’affiche en temps réel, avec les modifications de dernière minute. Le suivi des temps de trajet et des kilomètres est calculé automatiquement depuis 2015, ce qui a simplifié la remontée des frais pour les intervenants.
Espace client et suivi des prestations
Côté usager, l’espace client permet de consulter le planning d’intervention à venir chez soi. C’est aussi le canal pour formuler des demandes ou vérifier sa situation de compte auprès de l’association.
Philia dialogue avec les autres outils du réseau, en particulier Colibri pour la gestion associative et Vitalis pour le dossier usager. Cette interconnexion est censée fluidifier le suivi, mais elle génère aussi des écarts qu’on retrouve régulièrement dans les retours du terrain.
Problèmes fréquents et solutions
Ce que personne ne te dit vraiment, c’est que les écarts entre Philia et Vitalis reviennent souvent : un usager peut apparaître dans Philia sans être encore créé dans Vitalis, ou inversement. Ce décalage administratif nécessite une vérification manuelle par les coordinateurs pour éviter les erreurs de facturation.
La prise en main pour les nouveaux salariés pose aussi problème, notamment sur le module de télégestion mobile. J’ai testé, j’ai raté, et voilà ce que j’en retiens : sans formation initiale claire, l’interface peut décourager rapidement, d’où l’intérêt de solliciter systématiquement le référent Philia de son association.
Pour toute difficulté persistante, le contact reste la fédération départementale ADMR, chacune disposant de son propre support technique. Le réseau, avec ses 94 000 salariés et 78 000 bénévoles, s’appuie sur cette organisation décentralisée pour faire vivre l’outil au quotidien. Et franchement, ça change tout de savoir à qui s’adresser plutôt que de chercher une hotline nationale inexistante pour Philia ADMR.
